Thuật Thúc Đẩy Nhân Viên

Chương 04. Truyền tải các kỳ vọng rõ ràng


Chìa khóa thúc đẩy nhân viên là khiến mọi người cảm thấy mình thật tuyệt vời. Có một
cách để làm vậy đó là khiến họ có cảm giác như người chiến thắng. Ai cũng muốn tận hưởng “cảm giác chiến thắng”. Họ muốn cảm thấy có năng lực, thành công và được người khác tôn trọng. Trong một cuộc đua hay cạnh tranh nào đó, người chiến thắng sẽ như thế nào? Rất đơn giản: Họ sẽ cán đích đầu tiên. Trong công việc, một người chiến thắng là người như thế nào? Họ sẽ hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể rõ ràng. Trong công việc, hoàn thành nhiệm vụ là một nguồn năng lượng, sự nhiệt tình và lòng tự trọng tích cực. Trong một cuộc khảo sát yêu cầu nhân viên mô tả về công việc tốt nhất mà họ từng làm, một trong những câu trả lời phổ biến nhất là: “Tôi luôn biết chính xác những gì tôi được kỳ vọng làm”. Khi được hỏi về những công việc tồi tệ nhất từng có, họ thường nói: “Tôi không bao giờ thực sự biết sếp tôi muốn tôi làm gì.” Bất cứ khi nào đưa ra các kỳ vọng rõ ràng, bạn đều tạo điều kiện để mọi người hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể rõ ràng và trải qua cảm giác của người chiến thắng. Khi truyền tải các kỳ vọng mơ hồ hoặc không rõ ràng hay

không đưa ra kỳ vọng nào cả, bạn đã khiến các nhân viên của mình không được trải nghiệm

“cảm giác chiến thắng”.

Năm yếu tố để chiến thắng

Để đạt được kết quả và có cảm giác như một người chiến thắng trong công việc, một người cần 5 yếu tố:

1. Các mục tiêu và mục đích rõ ràng, được thảo luận và thống nhất ở trên.

2. Các tiêu chí, tiêu chuẩn và thước đo rõ ràng để các nhân viên biết rằng thành công sẽ được đo lường và xác định.

3. Các thời hạn rõ ràng để nhân viên biết chính xác khi nào công việc được cho là đã hoàn thành.

4. Trải nghiệm thành công – hay nhân viên thực sự phải hoàn thành công việc đúng thời gian, đúng với ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng đã được thống nhất.

5. Công nhận và khen thưởng – nhân viên phải được sếp thừa nhận khi hoàn thành công việc, như đám đông cổ vũ cho một vận động viên chiến thắng. Ngoài ra, bất cứ khi nào có thể, cần có cả những phần thưởng hữu hình và vô hình đi kèm với việc hoàn thành một nhiệm vụ.

Bạn có thể đã được nghe mọi người nói rằng, “bạn không thể đạt một mục tiêu nếu không thể thấy nó.” Đối với các nhân viên có cảm giác như những người chiến thắng, họ phải có mục tiêu rõ ràng để hướng đến. Các mục tiêu và mục đích càng rõ ràng, mọi người càng dễ dàng đạt được chúng. Càng đạt được nhiều mục tiêu, họ càng cảm có cảm giác là người chiến thắng. Và càng cảm thấy như là người chiến thắng, họ càng có lòng tự trọng và niềm vui nhiều hơn trong công việc. Nhiều nhà quản lý, bao gồm cả bản thân tôi, đã mắc rất nhiều sai lầm trong việc giao nhiệm vụ một cách nhanh chóng do áp lực về thời gian, mà bỏ qua hoạt động thảo luận về công việc nhằm đảm bảo rằng các nhân viên biết chính xác những gì được kỳ vọng. Sau đó, khi công việc không được hoàn thành, có kết quả không ra gì hoặc kết quả không được như mong muốn, bạn thường có xu hướng đổ lỗi do nhân viên thiếu năng lực. Nhưng đó luôn là lỗi của người quản lý.

Xác định hiệu suất tuyệt vời

Mọi người cần phải biết những yếu tố cấu thành nên hiệu suất xuất sắc ở một công việc cụ thể. Trước khi bạn tiếp cận nhân viên, hãy tự hỏi, “Nếu công việc này được làm tốt, kết quả sẽ thế nào? Tôi có thể mô tả một công việc tuyệt vời ra sao?” Khi giao việc, hãy nói cho người đó rằng nếu công việc này được làm tốt, nó phải được hoàn thành trước thời gian cụ thể và đạt được một mức độ nhất định về chất lượng. Sau đó, hãy kiểm tra các kỳ vọng của bạn. Công việc càng quan trọng, bạn càng cần theo dõi và kiểm tra tiến độ của nó một cách thường xuyên, thậm chí hàng ngày.

Mọi người biết nhiệm vụ được giao rất quan trọng nếu bạn đưa ra một lịch trình giám sát quá trình thực hiện một cách thường xuyên, chứ không phải giao nhiệm vụ xong, bạn quên luôn nó. Việc bạn thường xuyên kiểm tra quá trình thực hiện công việc là một cách khẳng định liên tục tầm quan trọng của công việc lẫn tầm quan trọng của người thực hiện công việc đó. Việc kiểm tra thường xuyên một nhiệm vụ thực sự tạo nên ý thức về giá trị cá nhân và lòng tự trọng cao hơn ở người thực hiện công việc đó. Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn với tư cách một người quản lý là đảm bảo rằng mọi nhân viên của bạn biết chính xác những gì họ được kỳ vọng thực hiện theo thứ tự ưu tiên, cũng như những gì cấu thành nên thành công của công việc và thời hạn chính xác cần hoàn tất công việc đó. Khi đưa ra cho mọi người những yêu cầu trên, đồng nghĩa với việc bạn cung cấp cho họ các nguyên liệu cơ bản để trải nghiệm cảm giác của người chiến thắng.

Làm rõ các kỳ vọng là điều chỉ bạn mới có thể làm được. Nếu bạn không xác định được một công việc được hoàn thành xuất sắc là gì và nếu bạn không làm tốt nó thường xuyên, bạn sẽ đánh mất “niềm vui trong công việc” của nhân viên. Thiếu sự rõ ràng về những gì cần phải được thực hiện và thời hạn hoàn thành là lý do chính gây lãng phí thời gian trong công việc và sự hài lòng nói chung về chính công việc đó.

Bài tập thực hành

1. Khi giao một nhiệm vụ tiếp theo, hãy dành vài phút để thảo luận với các nhân viên chính xác những gì cần phải làm, làm sao để đánh giá nó, thời hạn cần hoàn thành và chắc chắn rằng nhân viên đồng ý với các mục tiêu và mục đích liên quan đến nhiệm vụ đó.

2. Khi đã thảo luận và thống nhất về một công việc nào đó, hãy để nhân viên phản hồi về nó với bạn, theo cách riêng của họ, để đảm bảo rằng những gì bạn nói và những gì nhân viên nghe được là một. Ban đầu, bạn có thể ngạc nhiên khi thấy những hiểu lầm xảy ra ngay ở cả những công việc đơn giản nhất.

Bình luận